Претензия полезна, когда позволяет другой стороне понять содержание разногласий и предложенный способ их разрешения. Агрессивный тон не делает требование убедительнее.
Разделите факты и оценку
Укажите обязательство, способ его нарушения и документы, на которых основана позиция. Приложите понятный расчёт, если речь идёт о деньгах. Ссылки на договор должны соответствовать его действующей редакции.
Оставьте пространство для решения
Сформулируйте конкретное требование и приемлемый формат ответа. Если возможны рассрочка или обсуждение порядка исполнения, сначала согласуйте эти варианты внутри компании. Срок и способ направления претензии проверяются с учётом договора и применимых норм.
Деловая переписка должна приближать разрешение конфликта, а не только фиксировать недовольство.
Сохраните доказательства направления и получения. Затем оцените ответ вместе с документами по делу: именно эта совокупность определит следующий шаг.